روش های نوین سرمایش و گرمایش ساختمان
2017-04-12
معرفی انواع سیم و کابل
2017-04-15

توانایی افزایش بهره وری در محیط کار

گردآورنده: تیم مدیریتی شرکت تاسیسات برق و مکانیک ارکان ارزش
فروردین ماه 96

توانایی افزایش بهره وری در محیط کار

مقدمه

هدف از تهیه این نگاشته ، توسعه دیدگاه و ظرفیت فکری همکاران به عنوان مدیران وکارشناسان و کارکنان مجموعه شرکت های پیمانکاری، به منظور ارتقاء سطح بهره وری در سازمان می باشد .

     در ساده ترین تعریف، مدیریت ،” هنر انجام دادن امور به وسیله دیگران” مطرح می گردد و چون اینجا انجام امور به وسیله دیگران مورد بحث است؛ لذا، ناگزیر از آشنایی به علوم انسانی و بحث رفتاری شکل می‌گیرد و مدیر می خواهد رفتار پرسنل را در جهت ارتقاء بهره وری، طراحی و هدایت نماید که این مهم، عاملی اساسی در تحقق اهداف سازمانی می باشد که خود علت بقاء و رشد و سود آوری و بهبود کیفیت محصول قابل ارائه و کاهش هزینه های تمام شده و امثال آن خواهد بود. این مشارکت عامل تقویت بنیه سازمان می باشد و پی‌آمد آن، بهبود شرایط و تأمین امنیت محیط کار و رفاه کارکنان بوده و منزلت اجتماعی و اقتصادی و فنی سازمان را در مقایسه با سایر رقبا ارتقاء داده و توان رقابتی سازمان را در بازار کار افزایش می دهد .

  مبحث اول ) تعریف بهره وری

واژه بهره وری برای بسیاری از کارکنان و افراد جامعه واژه ای آشناست و بسیاری از مدیران در بیان رسمی و دوستانه خود از این سوال بسیار استفاده کرده اند (بهره وری چیست؟)که برای روشن شدن موضوع به تعریف آن می پردازیم.

     انسان از دیرباز در اندیشه استفاده مفید، کارآ و ثمربخش از توانایی ها ، امکانات و منابع در دسترس خود بوده است و در عصر کنونی این امر بیش از هر زمان دیگری مورد توجه قرار گرفته است. محدودیت منابع دردسترس، رشد نیازها و افزایش جمعیت باعث شده است توجه و دراولویت قرارگرفتن افزایش بهره‌وری در رئوس برنامه ریزی‌ سازمانی قرار گیرد. آشنایی و درک این مفهوم به عنوان یکی از مهم ترین مفاهیم مدیریت بسیار مهم است. یکی از تعاریف متداول برای علم مدیریت را می توان، استفاده حداکثری از حداقل منابع در جهت رسیدن به اهداف سازمان با بهره وری بالا برشمرد. اصطلاح بهره‌وری برای افراد مختلف معانی متفاوتی دارد و افراد با توجه به موقعیت خود، از نظر ارائه دهنده یا مصرف کننده خدمات، تعریف های متفاوتی از بهره‌وری دارند.

     در واقع بهره وری حاصل کسری است که از تقسیم مقدار یا ارزش محصول بر مقدار یا ارزش یکی از عوامل تولید بدست می آید

     با این نگرش و محاسبه می توان از بهره وری سرمایه ، مواد اولیه و نیروی کار صحبت نمود و مقدار شاخص بهره وری در واقع میزان اثر بخشی و کارآیی در یک سازمان را نشان می دهد و این افزایش بهره وری هدف غایی کلیه مدیران سازمانها می باشد.

انواع بهره وری

* بهره وری جزئی : سنجش نسبت ارزش یا مقدار محصول به یکی از عوامل داده را می گویند، مانند محصول یا خدمات بر اساس نفر- ساعت ، درآمد تولید شده به ازای هر ریال سرمایه و امثال آن.

* بهره وری کلی : نسبت کل ارزش محصول تولید شده به مجموع ارزش کلیه نهادهای مصرفی را شامل   می گردد.

* بهره وری چند عامل : در این شاخص به جای همه عوامل در مخرج کسر، ارزش چند عامل از کلیه عوامل تولید را قرار می دهند.

* بهره وری جامع کل : عبارت است از حاصل ضرب شاخص بهره وری کل در شاخص عوامل غیر لمس.

     این شاخص پیچیده ترین معیار بهره‌وری است که مفهوم بهره وری را نسبت به آنچه رایج و متداول است وسعت می بخشد و این توسعه شامل عوامل کیفی کار و یا مرتبط با دیدگاههای سازمان می باشد، از جمله کیفیت محصول، کیفیت فرآیند و زمانبندی تولید ، سهم بازار و حتی نگرش جامعه نسبت به سازمان را در بر می گیرد.

     عموما سه دیدگاه درباره بهره‌وری مطرح می شود که در زیر به شرح آنها می پردازیم :

الف-بهره وری از دیدگاه سیستمی :

بهره وری از دیدگاه سیستمی طبیعت پیچیده‌تری داشته و در کل سیستم، مطرح می شود و به طور خلاصه می توان گفت نسبت ورودی ها به خروجی‌های هر کاری را بهره وری سیستمی می نامند.

ب- بهره وری از دیدگاه ژاپنی :

بهره وری در ژاپن موضوعی ملی و فراگیر است و به عنوان یک رویکرد تاریخی، استراتژی بهبود بهره وری در کنار “کنترل کیفیت جامع ” و “مدیریت کیفیت جامع” مطرح می شود و اعتقاد دارند که بدون توجه به بهبود کیفیت و کاهش هزینه‌ها ، هرگز بهره‌وری نمی تواند افزایش یابد و معتقدند که توان رقابت‌پذیری در بازار را فقط با توجه به مسئله ارتقاء کیفیت می توان بالا برد.

ج-رویکرد اقتصادی بهره‌وری :

از نظر اقتصادی مقدار محصول یا خروجی ، تابع عوامل سرمایه‌ای و نیروی کار می‌باشد؛ لذا، افزایش مهارت نیروی کار و یا تغییرات تکنولوژی و یا ترکیبی از هر دو عامل می توانند، موجب افزایش میزان تولید و خروجی و در نهایت حرکت تابع تولید به سمت بالاتر و افزایش بهره وری سازمان گردد.

     لذا می توان گفت بهره‌وری با نگرش اقتصادی یا فنی و فرهنگی، نسبت به تولید و خروجی محصول سنجیده می‌شود و فرد در این نگرش فعالیت خود را هوشمندانه و خردمندانه انجام می‌دهد تا بهترین نتیجه را با کمترین هزینه و در مدت زمان کمتری بدست آورد.

     در خاتمه لازم است یادآوری گردد که باید مراقب تعابیر افزایش بهره‌وری  غلط متداول در جامعه باشیم و هرگز در مفهوم آن دچار اشتباه و خطا نگردیم.

عمده‌ترین خطاهای رایج در افزایش بهره‌وری  به شرح زیر است‌:

* افزایش تولید ، ضرورﺗﺎ به معنای بهبود بهره‌وری است.

* بهبود کارآیی، ارتقاء بهره‌وری را تضمین خواهد کرد‌.

* افزایش درآمد، الزاﻣﺎ بهبود بهره‌وری را تضمین خواهد کرد.

* بهره‌وری فقط مختص به بخش تولید و صنعت می‌باشد‌.

* افزایش بهره‌وری همیشه به بهای تنزل کیفیت محقق خواهد شد.

* و ……………………..

   منابع و دستاودهای حاصل از افزایش بهره‌وری در فرآیند توسعه سازمانی بسیار موثر می‌باشد که مهمترین آنها عبارتند از : افزایش سود و عایدی سرمایه‌گذار، بهبود کیفیت محصول ارائه شده و کاهش هزینه‌های تمام شده محصول نهایی، افزایش دستمزد و بهبود شرایط محیط کار و امثال آن که موجب تقویت بنیه سازمان در ﺗﺄمین امنیت و رفاه شغلی‌، ارتقاء منزلت اجتماعی‌، اقتصادی و فنی در مقایسه با سایر رقبا و افزایش توان رقابت‌پذیری در بازار کار خواهد شد و در حد اعلای آن، ” افزایش بهره وری و ارزش آفرینی برای ذینفعان” گنجانده شده است .

 مبحث دوم) معرفی و تشریح سطوح بهره‌وری                                      

واژه بهره‌وری یکی از مفاهیم اصلی در علم مدیریت است . لازم به توضیح است که این مفهوم در عمل از کوچکترین سطح یعنی سطح فردی تا بالاترین سطوح یعنی سطح بین المللی قابل تعمیم بوده و در این سطوح مختلف، تعابیر، روشها و کاربردهای متفاوت و متنوعی می یابد.

     از این رو آشنایی با سطوح متفاوت بهره وری، امکان تعریف عملیاتی و کاربرد این مفهوم را در هر سطحی میسر ساخته و امکان افزایش و بهبود آن را عملی می سازد.

     منظور از بهره وری فردی، استفاده بهینه از مجموعه استعدادها و توانایی های بالقوه فرد در مسیر پیشرفت زندگی خود می باشد ، از دید منافع سازمانی ارتقاء بهره وری در افراد منجر به بهره وری در سازمان خواهد شد و این موضوع انگیزه ای برای هم سویی فرد با سازمان بوده، که در نهایت سبب بهره وری سازمان نیز خواهد شد.

     رشد و یادگیری در میان کارکنان علت عمده افزایش بهره وری می باشد. از علل و مشکلات عمده برای پایین بردن بهره وری می توان به فقدان مدیر واجد شرایط و هماهنگی های ضعیف میان قسمت های مختلف و در نهایت فقدان هدف نهایی دقیق و مشخص در سازمان را اشاره کرد .

     البته لازم به ذکر است که در سازمانهای خدماتی اندازه گیری بهره وری نسبت به صنایع تولیدی مشکل تر می باشد ، چرا که بر خلاف صنایع، ارزش ستاده ها و داده ها به سادگی قابل ارزیابی و اندازه گیری نبوده و دارای تعریف واضح از کمیت نمی باشند.

     به دلیل ملموس نبودن ارزش ستاده ها ، شاخص های بهره وری در سازمانهای خدماتی بر حسب نسبت هزینه به فایده سنجیده می شوند .

     در خط و مشی هر سازمانی نیازمند حفظ یکپارچگی فعالیت ها برای غلبه بر تغییرات شرایط محیطی سازمانی می باشیم و حفظ این یکپارچگی در واقع انطباق محصول تولیدی با نیاز بازار را در نظر داشته و در اصل، طرح کیفی خدمات و محصول را تعیین می نماید .

     برای دستیابی به اهداف تعریف شده یک شرکت ، نیازمند تامین منابع مدیریتی تحت عنوان داده ها که شامل منابع انسانی ، منابع مواد و منابع سرمایه ای می باشیم . غاﻟﺑﺎ” توانایی و ظرفیت منابع انسانی در خط و مشی شرکت تعریف می شود . در کارهای صنعتی که دارای اتوماسیون می باشند، نیروی انسانی به عنوان دارائی در ترازنامه جایی ندارد ، ولی همانطور که می دانید منابع انسانی از دارائی های بسیار با ارزش به شمار می آید و این قیاس در سازمانهای خدماتی به شکل واضح تری خود را نمایان می کند.

     چنانچه می دانیم هدف نهایی در فعالیت های بازرگانی نیل به نرخ معقولی از بازدهی سرمایه و حفظ آن می‌باشد . کلیه دارائی ها (داده ها) به منظور رسیدن به حداکثر سود ( بازده) در یک سازمان باید متحد و یکپارچه باشند و باید خاطر نشان کرد که بهره وری، به سادگی صرفا یک شاخص کارآئی واقع در مرکز عملیات یک سازمان نمی باشد .

  •      همچنین باید به این نکته اشاره نمود که از نظر سرمایه گذار، بهره وری به مفهوم کامل “برگشت سرمایه” می باشد.

     بهره وری از دیدگاه فکری یا نگرش فرهنگی همواره سعی در بهبود وضع موجود دارد و یک ایدئولوژی و شیوه زندگی است . از این رو بهره وری به عنوان یک فلسفه مبتنی بر استراتژی بهبود ، خود عاملی است که قشرهای مختلف یک جامعه را در بر گرفته و منافع آنها را با یکدیگر پیوند می دهد . در این بینش انسان به عقیده و باوری دست پیدا میکند که می تواند امروز وظایف خویش را از دیروز بهتر و مطلوب تر انجام دهد و به عبارتی فرهنگ”از خود راضی ناراضی ” در سازمان و یا جامعه فراگیر می شود .

     از توضیح در رابطه با دیدگاه فنی در بحث بهره‌وری که درواقع مشابه نگرش سیستمی ذکر شده در فصل قبل می‌باشد خودداری می‌گردد. از این رو بهره‌وری را می‌توان از دو دیدگاه فنی و دیدگاه فرهنگی (فکری) مورد بررسی و ارزیابی قرار داد.

 مبحث سوم ) معرفی و تشریح کلی عوامل مؤثر در بهره وری

بهره وری رابطه بین ستاده و داده های به کار رفته در تولید است . بهبود بهره وری یعنی استفاده موثر تر از منابع، اعم از نیروی کار، سرمایه ، زمین ، مواد، انرژی، ابزار و ماشین آلات  و تجهیزات و اطلاعات در فرآیند تولید کالاها و خدمات می باشد .همچنین منبع زمان یکی از این شاخصه های مهم در اندازه گیری بهره وری است .

     در میان منابع ، زمان فاقد جایگزینی است ، مدیریت زمان یعنی به کنترل در آوردن آن و مفهوم واقعی آن زمان بندی درست کارها و فعالیت های به موقع می باشد که خود از عوامل مهم و موثر درافزایش بهره وری است . بهره وری بهترین وسیله سنجش عملکرد هر سازمان است بطوری که سازمان را در کلیه ابعاد فعالیت‌ها و واحدهای تحت پوشش آن و از سایر جنبه های دیگر مورد ارزیابی قرار می دهد . افزایش و بهبود بهره وری در گرو کار هوشمندانه و آگاهانه است نه در گرو کار سخت و طاقت فرسا ، زیرا ممکن است از این طریق بهره‌وری، اندکی افزایش داشته باشد اما بهبود واقعی و مستمر نخواهد داشت . با استفاده از ترکیب برنامه ریزی و زمان در دوره های کوتاه مدت ، میان مدت و بلند مدت ، می توان بهره وری را افزایش داد .با نگاهی به سازمانهای موفق با رویکرد بهبود بهره وری عموماً دیده می شود که : ” مهم ترین عامل برای افزایش محصول، نیروی انسانی است “

     سازمانهای موفق بهای لازم را به نیروی انسانی می دهند و در مقابل این نیروها با بالا بردن بهره وری خود در منافع حاصل از محصول سهیم می شوند که این افزایش بهره وری خود نظامی را بوجود می آورد که از آن همه استفاده برده و ذینفع می شوند . از این روست که نظام قانون گذار با هموار کردن راه ها ، دلیل واضحی بر افزایش بهره وری بوده و بلوغ عامل انسانی است که در راه تکامل آن کوشش می کند .

     به کلیه تلاش های سیستم یافته و ساختار یافته برای حذف یا کاهش تلفات ناشی از مواد ، ماشین، نیروی انسانی و تعامل نادرست بین آنها ، “نظام ارتقاء بهره وری گفته می شود .

     نظام ارتقاء بهره وری در سه گروه قابل دسته بندی است که عبارتند از :

گروه اول) نظام هایی که بر حذف و کاهش تلفات ناشی از مواد و ماشین تمرکز دارند که نظام های سخت افزار محور نیز نامیده می شوند

گروه دوم) نظام هایی که بر حذف و کاهش تلفات ناشی از عملکرد انسان تمرکز دارند . این گروه را نظام های افزار محور نیز می نامند .گروه سوم) نظام هایی که بر حذف یا کاهش تلفات ناشی از تعامل نامناسب بین انسان و مواد تمرکز دارند ، این گروه به نظام های نرم افزار محور معروف می باشند. عوامل موثر در بهره وری در مدل زیر نمایش داده شده است :

 

عوامل داخلی :

     این عوامل که درون سازمانی نیز نامیده می شود قابل کنترل بوده و تحت حیطه و اختیارات مدیران و افراد داخل سازمان است که با تعمق و مدیریت صحیح بر آنها می توانند با بهره وری بالا به کار گرفته شوند. این عوامل به دو شاخه اصلی تقسیم می شوند :

 * عوامل موثر بر ارتقاء بهره وری نیروی انسانی

     مانند توان فنی و تخصصی نیروی کار و قدرت انجام کار ، از قبیل علم ، تجربه و تحصیلات و شخصیت و استعداد و مهارت و امثال آن از عوامل موثر بر ارتقاء بهره می باشد .

همچنین افزایش توان ایجاد انگیزه و تمایل به انجام کار در عوامل انسانی، از قبیل تأمین نیازهای مادی و فیزیکی و نیازهای روحی و روانی و فراهم نمودن محیط کار مناسب و رفتار آمیخته با حفظ کرامت انسانی مدیریت عامل مؤثری در ارتقاء بهره وری نیروی انسانی سازمان می باشد .

* عوامل مؤثر بر ارتقاء بهره وری مدیریت

ü     قابلیت افزایش توان در فلسفه و سبک مدیریت براساس دانش های ترکیبی علم مدیریت و رهبری ساختار یافته در سازمان

ü     سازماندهی، برنامه ریزی، هماهنگی و کنترل و …. در سطح مدیریت سازمان

ü     وجود سیستم های اطلاعاتی وگزارش دهی کلاسه شده و درست برای مدیریت سازمان

 عوامل خارجی:

عوامل خارجی یا غیر قابل کنترل یا عوامل برون سازمانی به عواملی اطلاق می شود که از خارج بر سازمان اثر می گذارند و تحت اختیار افراد و مدیران درون سازمان نیستند ، یعنی مدیریت تشکیلات قادر نیست در کوتاه مدت آنها را تحت کنترل در آورد یا اثرات آنها را کاهش داده و یا بر آنها اثر بگذارد.

     لاجرم سازمان باید خود را با تغییرات حادث از عوامل خارجی منطبق سازد ، مانند قوانین و مقررات ملی، آیین نامه ها و قوانین مالیاتی و کار و عوامل اقتصادی ، سیاسی و اجتماعی و وضع سایر الزامات قانونی.

 مبحث چهارم) معرفی و تشریح پاره ای از ابزارهای متداول بهبود بهره وری

 بهره وری پدیده تازه و پیچیده ای نیست که در زمان ما کشف شده باشد. آنچه امروزه بهره وری را از برجستگی و اهمیت بیشتری در سطح جوامع برخوردار کرده است، ضرورت استفاده بهینه از امکانات و منابع موجود می‌باشد.

     افزایش بهره وری می تواند به اشکال مختلفی مانند موارد زیر صورت گیرد :

* تغییر در عملکرد یک قطعه کوچک در جریان تولید

* تغییر در نحوه استفاده از مواد اولیه

* استفاده بهینه از فرآیندهای تولید

* تغییر در نحوه بازاریابی و فروش محصول

      هر یک از موارد بالا می تواند باعث کاهش هزینه و افزایش درآمد و نهایتاً موجب افزایش بهره وری شود. اینکه کدام یک مهم تر و مؤثرتر هست، قابل تأمل و بررسی و مقایسه می باشد . اما مسلم است تغییراتی که اساسی تر یا به عبارت دیگر جنبه استراتژیکی دارند، قطعاً اثرات بیشتری بر عملکرد خواهند داشت، زیرا شرایط داخلی سازمان (نقاط ضعف و قدرت )، شرایط محیطی را مد نظر قرار داده و با شناسایی فرصت ها و مقابله با تهدید ها روی منابع سازمان اثر زیادی می گذارند و این رویکرد در طولانی مدت نتیجه بخشتر خواهد بود.

 مشکلات بهبود بهره وری در سازمان :

قبل از بهبود بهره وری باید وضع موجود سازمان را مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار دهید.

در بیشتر مواقع سازمان نارسایی هایی در سه قلمرو زیر دارد:

*سخت افزار سازمان               * نرم افزار سازمان                      * نیروی انسانی

     تشخیص نارسایی های سازمان در قلمرو سخت افزار به مراتب آسان تر از تشخیص نقاط ضعف در حوزه نرم افزار و نیروی انسانی است .در برخی از سازمانها از گردش کار نامناسب شکایت می شود، اما در بررسی‌های دقیق تر می توان به این نتیجه رسید که عدم آگاهی کارکنان از جزئیات نظام گردش کار ، مساله واقعی است، که به صورت گردش کار نامناسب خود را نشان می دهد .گردش کار نامناسب یک بیماری در حوزه نرم افزار است، در حالی که ناآشنایی کارکنان نارسایی در حوزه نیروی انسانی می باشد.

بهبود بهره وری :

 باید همواره توجه داشت که بهره وری دارای یک سیر تکامل است که طی آن شرکت ها و موسسات تولیدی و خدماتی و امثال آن از طریق افزایش کارآیی و اثر بخشی، بسیار سعی دارند بهره وری را بالا ببرند .زمانی که که افراد احساس کنند که می توانند کار را از طریق مشارکت ، بروز خلاقیت و عملکرد شغلی تلاش بر انگیز به انجام رسانند ، بهره وری رو به شکوفایی خواهد گذاشت .

     بالا رفتن بهره وری تنها به خرید ماشین آلات جدید یا اجرای فنون جدید بستگی ندارد ، بلکه کارکنان و کارفرمایان در موسسه ها و شرکت ها باید بدون هیچ گونه درنگی خود را برای رسیدن به بهبود بهره وری ملزم و متعهد بدانند . در بهبود بهره وری انتظار رسیدن به نتایج سریع و مشهود امری  غیر واقع بینانه است، چرا که برنامه ها برای رشد سریع و تثبیت شدن نیاز به زمان دارند .

     یقیناً تا اندیشه بهره وری را از طریق آگاهی دادن به کارکنان وترغیب آنها بوجود نیاوریم ، هرگز نخواهیم توانست تعهد لازم در اجرای برنامه بهبود در بهره وری را در سازمان ایجاد نمائیم  و بدون وجود

تعهد نیز قادر نخواهیم بود به بهبود بهره وری دست یابیم.

توانایی افزایش بهره وری در محیط کار

نظام آراستگی :

نظام آراستگی ضمن آموزش اصول ابتدایی کیفیت گرایی ، سازمان ها را در دستیابی به بهره وری بالاتر یاری می رساند که این مهم از طریق اجرای نظام تحقق می یابد و برای اجرای این نظام نیز باید بستر فرهنگی لازم و مناسب را ایجاد کرد که اولین اقدام آن TQM(مدیریت کیفیت فراگیر ) است .

اصول نظام آراستگی عبارتند از :

-سامان دهی(seiri)

-نظم وترتیب (seiton)

-پاکیزه سازی (seiso)

-استاندارد سازی (seiketsu)

-انضباط (shitsuke)  

که به این موضوع قوانین ۵S نیز می گویند.

 مبحث پنجم) چهارده دستور العمل برای بهبود بهره وری

 مدیرانی که می خواهند بهره وری شرکت خود را بالا ببرند، باید به چهارده نکته ای که در بهبود بهره وری مطرح می شود با دقت بیشتری توجه کنند . این نکات به صورت دستوری بیان شده اند و خطاب به مدیران ارشد است، زیرا آنان هستند که اهرم اصلی بهره وری می باشند.

دستورالعمل ۱) برای دراز مدت برنامه ریزی کنید نه برای ماه وسال آینده . برنامه ریزی دراز مدت ، هشداری است برای وسعت نظر مدیران بهره ور و توانمند در برنامه ریزی و افزایش دید آنها. همانطوری که می دانیم برای برنامه ریزی دراز مدت نیازمند به اطلاعات دقیق و سریع می باشیم که بحث اساسی پایه ریزی سیستم اطلاعاتی مدیریت را به دنبال دارد .

     مدیران برای بالا بردن بهره وری خود و سازمان باید برنامه های آتی و آرمانی داشته باشند تا فلسفه وجودی سازمان خود را به همگان نشان دهند و این موضوع با چرخه عمر مدیریت آن سازمان منطبق است، چرا که آنها هرگز نمی خواهند به سرعت از میدان رقابت خارج شوند .

 دستورالعمل ۲) به صرف کیفیت کالا یا خدمات ارائه شده از خودتان راضی نباشید . به هر حال هرگز نباید مدیران در بازار رقابت ، حریفان خود را دست کم بگیرند . چون حرکت سریع زمان ، شما را با بن بست کهنگی خدمات یا محصول و کیفیت پایین آن مواجه می نماید . از این روست که مدیر باید همیشه از خود راضی ، ناراضی باشد .

 دستورالعمل ۳) برای فرآیند تولید یا خدمات خود یک سیستم کنترل کیفیت آماری ایجاد کنید و از نفرات و پرسنل  خود نیز آن را بخواهید حتی اگر هزینه بیشتری را در کوتاه مدت متحمل شوید، داشتن سیستم کنترل کیفیت آماری به معنی داشتن دید سیستمی و نگرش نظام گرا به مدیریت بهره وری است . بدون توجه به عملکرد پرسنل و مسیرهای تامین کالا و مواد اولیه نمی توان سیستمی اثر بخش و بهره ور بدست آورد. توجه داشته باشید که ورودی ها و داده های سیستم شما کیفیت بد نداشته باشند ، تا بتوانند در فرآیند ارائه خدمات ستاده هایی با کیفیت بالا ارائه نمایند . مانند ابزار مناسب و نفرات ماهر که نتایج عملکرد درست خدمات را تضمین می نمایند .

 دستورالعمل۴) فقط با چند عرضه‌کننده مناسب مواد ارتباط داشته باشید.همیشه بهترین عرضه کننده و تامین کننده مواد را برای خود انتخاب نمایید تا از نظر مرغوبیت مواد آسوده خاطر باشید . فراغ خیال و خاطر ، خود رکن اساسی تفکر صحیح ، تصمیم گیری و برنامه ریزی محصول می باشد ، که خود ایده های نوینی را به دنبال خواهد داشت .  تفکر خلاق برخاسته از فراغ خاطر است زیرا زمانی می توانید موضوعی را مورد توجه قرار دهید که از جانب سایر موضوعات فراغ خاطر و ذهنی آزاد داشته باشید.

 دستورالعمل ۵) همیشه این سوال را از خود بپرسید :آیا مشکلات من در سیستم ناشی از یک بخش کار است یا از تمام فرآیند کار ؟

     برای داشتن بهره وری بالاتر احتیاج به شناخت از مسائل کار داریم . همیشه سعی کنید با مسائل خود از نزدیک برخورد کنید، زیرا فکر کردن در مورد آن بهتر و سهل تر خواهد بود .اینجاست که باید بعد از برخورد با مسئله، ادراکی از موضوع و ریشه آن مسئله داشته باشیم که جدی بودن آن را ارزیابی نماییم و در شناخت آن دچار خطا نشویم  و متوجه شویم که خطر در کجای سیستم اتفاق افتاده است . در این موقعیت است که ادراک صحیحی از مسئله را بدست آورده و آن را تجزیه تحلیل نموده و اثر گذاری آن را بر نقاط دیگر سیستم سنجیده و ارزیابی می کنیم و اینجاست که مدیر می تواند با دیدی باز و فکری وسیع و ضمیری آماده، راه حل های موجود را فهرست کرده و سپس با ارزیابی عقلایی و منطقی ، گزینه بهتر را با توجه به جمیع شرایط انتخاب نماید.

 دستورالعمل ۶)  کارکنان و کارگران خود را برای انجام خواسته ها آموزش دهید . مدیران نباید برای بهره وری بالاتر ، اثر آموزش ضمن کار را فراموش نمایند. در این حالت است که مدیر می تواند با هم سویی توان و قدرت سازمان خود برای تحقق اهداف تاکید نموده و نیروهای علمی و تخصصی شرکت در جهت اهداف از پیش تعیین شده هدایت نماید.

دستور العمل ۷) کیفیت کار سرپرستان را بالا ببرید .

توجه به منطقه اصلی تولید محصول یا خدمات یعنی کارکنان بخش صف ، رکن اساسی پیروزی در بهره وری می باشد .زیرا سرنوشت شما مدیران بی تردید در دست کارکنان بخش صف نهفته است ، چرا که اینان پیکره و بدنه اصلی عملیاتی شرکت را تشکیل می دهند .

دستورالعمل ۸) ترس را از خود دور کنید

هرگز نباید مدیران بهره ور از ریسک کردن ، بخاطر افت احتمالی شکستن یخ عادت و افکار قدیمی که خود به خود بهره وری را کم کرده اند هراس داشته باشند . ترس باعث می شود که از فرصت های خود کمتر آگاه شده و یا اصلاً آنها را نبینید .

 دستورالعمل ۹) عوامل خود را تشویق کنید تا به جای تمرکز بر هدف های بخش خود با یکدیگر کار کنند .

هرگاه خواهان حرکت سلامت در محیط نابهنجار اقتصادی کنونی می باشید، سعی کنید محیط داخلی سازمان خود را تثبیت نمایید و این موضوع محقق نمی شود مگر با هماهنگی و هم صدایی عوامل و مدیران میانی سازمان و جلوگیری از تکروی بی مورد آنها در کلیه مسائل.

 دستورالعمل ۱۰) غرق در هدف های کمی مانند شعارهای عمومی ( ضایعات صفر ) نشوید .

اکثر مدیران خواهان کاهش مستمر هزینه ها و به حداقل رساندن آن می باشند. این خواست فی النفسه بد نیست  و گاهی این کاهش به طور جدی منتج به عدم استفاده از تمام پتانسیل سیستم می گردد . اینجاست که به خاطر کارآیی سازمان، اثر بخشی آن را نادیده می انگاریم . لذا نباید فقط به کمیت ها توجه نماییم، چون ممکن است اثر بخشی را فدا کنیم ، که این موضوع فی النفسه مخالف شعار بهره وری می باشد .

 دستورالعمل ۱۱) همیشه از کارمندانتان انجام کار با کیفیت عالی را بخواهید         

برخی از مدیران نمی دانند به دنبال چه هستند ، مدیران باید بدانند گاهی کارمندانی در محیط کار هستند که کار نمی کنند یا به عبارتی کارآیی ندارند و اینان مخربتر از کارمندانی هستند که دیر سر کار می آیند. از این رو کیفیت کار در شرایط مختلف که از تلاش نفرات حادث می شود از دید مدیر دور می مانند، چون مدیر خود را اسیر مسائل جزیی نموده است . این کم توجهی موجب از بین رفتن و نابودی خلاقیت در سازمان می شود که خود اساس پیشرفت و توسعه سازمان است .

 دستورالعمل ۱۲)  کارمندان وکارگران خود را برای درک روش آماری آموزش دهید .

برای رسیدن به اهداف اصلی باید استفاده از ابزار مناسب برای تحقق هدف ، مشخص و معین باشد تا از این طریق بتوان هماهنگ حرکت کرد . درک روش های آماری و تکنیک های آن هرچند اگر ساده باشند ، دید کارکنان را باز نموده و عزت نفس آنان را بالا می برد و در این هنگام است که کارکنان خود را دخیل در سرنوشت سازمان می دانند .

دستورالعمل ۱۳) کارمندان خود را برای فراگیری مهارت جدید مورد نیاز آموزش دهید .

برای کارهای جدید فوراً افراد جدید را وارد نکنید، بلکه سعی کنید با آموزش افراد قدیمی که با سازمان بیشتر همخوانی دارند ، آنها را آموزش داده و صاحب مهارت نمایید و مطمئن باشید که آنان نیز در بهره وری سیستم به شما کمک خواهند نمود. از این روست که برای دراز مدت برنامه ریزی کرده و دریابید که برنامه های نیروی انسانی شما در آینده چیست و به کجا می خواهد برود . البته این امر نباید باعث شود که نقش نیروهای جدید را که به سان خون تازه به سازمان و کالبد آن تزریق می شوند نادیده گرفته شود .

 دستور العمل ۱۴) مدیریت ارشد سازمان را مسئول اجرای این ۱۳ اصل نمایید .

این عامل روشن ترین رکن و در حقیقت اساسی ترین رکن بالا بردن بهره وری سازمان می باشد . بدون داشتن تفکر بهره وری در سطح مدیریت عالی شرکت ها نمی‌توان امید رسیدن به بهره وری را داشته و نمی توان مدیران میانی و سرپرستان و حتی نیرو های صف را در آن جهت بدرستی هدایت نمود .

 مبحث ششم ) بهره وری منابع انسانی

امروزه در موج سوم تولید در جهان ، دانش بالاترین سرمایه برای رشد و ارتقاء سازمان ها می باشد . دانش و خلاقیت در منابع انسانی به معرض ظهور رسیده و باعث افزایش بهره‌وری سازمان‌ها می‌باشد. تلاش برای بهبود  و استفاده موثر و کارآمد از منابع گوناگون چون نیروی کار ، سرمایه ، مواد، انرژی و اطلاعات، هدف تمامی مدیران سازمانها می باشد . “وجود ساختار سازمانی مناسب” و “روش های اجرائی کارآمد ” و “تجهیزات و ابزار کار سالم ” و ” فضای کار متعادل ” و در نهایت ”  نیروی انسانی واجد صلاحیت و شایسته ” از ضروریاتی هستند که برای نیل به بهره‌وری مطلوب باید همیشه مورد توجه مدیران قرار گیرند‌.

     مشارکت کارکنان در امور و تلاش های هوشیارانه و آگاهانه آنان همراه با انضباط کاری می تواند بر میزان بهره وری تاثیر شگرفی داشته باشد .در این میان پرسش اصلی این است که چه شوق و انگیزه هایی باعث می شوند ، نیروی انسانی سازمان تحرک و تلاش بیشتر و سازمان یافته ای را در جهت تحقق اهداف شرکت دنبال نمایند ، به طوری که حاصل نتیجه و تلاش آن ارزش افزوده بیشتر از منابع یا بالا بردن بهره وری سازمان باشد .

 آموزش و پرورش :

امروزه تعلیم و تربیت کارکنان و آموزش حین خدمت کارکنان از اهمیت به سزایی برخوردار است . آموزش، قدرت تولید نیروی کار را افزایش داده و موجب می شود تادر زمان مشخص خدمات بیشتر و ارزنده تری عرضه شود . از این رو به هزینه های آموزشی ” سرمایه گذاری در سرمایه انسانی” اطلاق می شود .

 انگیزه و بهره وری :

یکی از شرایط مهم و اساسی برای رسیدن به هدف در هر کاری برانگیختن و ایجاد انگیزه در افرادی است که کار توسط آنها انجام می شود ، عوامل متعددی در کاهش انگیزه کاری وجود دارند که مهم ترین آنها عبارتند از :

*مساعد نبودن محیط کار

* عدم توجه به نیازهای واجب کارکنان

*نداشتن ارتباط مناسب زمانی

*میزان امکانات لازم در جهت انجام کار

     از این روست که استراتژی اصلی باید، ایجاد  فرهنگ بهره وری در سازمان باشد . هرگاه این فرهنگ برقرار باشد،کارمندان به اختیار خود مدیر خود خواهند بود و به طور ذاتی در جهت ارائه خدمات بهتر و بالا نگهداشتن بهره وری سازمان و حصول دستاوردهای سازمان عمل خواهند نمود.

 وجدان کار ، فرهنگ کار و انضباط کار :

پایین بودن بهره وری که ویژگی اغلب کشورهای در حال توسعه به حساب می آید ، ناشی از عوامل مختلف تاثیر گذار  بر بهره وری است . برخی از این عوامل غیر قابل کنترل و برخی دیگر قابل کنترل و اصلاح هستند.  نیروی انسانی با وجدان کاری بالا، بهره وری را بهبود می بخشد و رفاه و سلامت اجتماعی را فراهم می کند .

     هر چند وجدان کار از شرایط لازم ارتقاء بهره وری می باشد، اما کافی به نظر نمی رسد . برای ایجاد فرهنگ سازمانی، شایسته سالاری و مشارکت به همراه انضباط در محیط کاری سازمان ضروری می باشد و اینجاست که فرهنگ کار و وجدان کار و انضباط اجتماعی در تعامل با یکدیگر عمل کرده و برآیند مطلوب را به سازمان هدیه می دهند که از جمله آنها می توان به موارد زیر اشاره نمود :

*رفتار مطلوب و کردار درست مدیران و رهبران ارشد

*فراهم کردن شرایط لازم برای پیشرفت های شغلی همه افراد

*به کارگیری نیروهای مناسب با توجه به توان و استعداد و تجربه آنها

*پرداخت حق الزحمه مناسب در قبال انجام کار

*قدردانی از انجام کار به نحو مقتضی و مناسب

*افزایش مشارکت گروهی در سازمان

*ایجاد شرایط مساعد برای بروز خلاقیت و نوآوری

     محققان اتفاق نظر دارند که افزایش سطح بهره وری تنها یک علت ندارد، بلکه عنوان می کنند که ارتقاء بهره وری را باید معلول ترکیبی از عوامل گوناگون دانست، که این عوامل در زیر مورد اشاره قرار گرفته است :

*آموزش شغلی مستمر مدیران و کارکنان

*ارتقاء انگیزش میان کارکنان برای کار بهتر و بیشتر

*ایجاد زمینه های مناسب به منظور ابتکار و خلاقیت کارکنان و مدیران

*برقراری نظام مناسب پرداخت مبتنی بر عملکرد و برقراری نظام تنبیه و تشویق

*ایجاد فرهنگ وجدان کاری و انضباط اجتماعی که خود عامل خود کنترلی است .

*تقویت حاکمیت و تسلط سیاست های سازمان بر امور

*ایجاد ساختار سازمانی و سیستم های کارآمد

*تاکید بر مهارتهای انسانی

* تفاهم میان کارگر و کارفرما

*ایجاد امنیت شغلی برای نیروی کار

همیشه به خاطر داشته باشید که موفق ترین مدیران و بهره ورترین سازمان ها بر این اعتقاد هستند که :


” بابت کسانی که توانایی کار با مردم را دارند بیشتر از هر توانایی دیگری در این آسمان نیلگون اهمیت قائل شوید ”

      هرگاه کسی حقیقت اهمیت بهبود و مهارت انسانی را بپذیرد این سوال برای او پیش می آید که مدیران و رهبران به چه نوع مهارتهایی برای موثر بودن در اثر گذاری بر رفتار دیگران نیاز دارند ؟

پاسخ این سوال در ادراک و تحلیل صحیح از  سه سطح مهارت نظری به شرح زیر نهفته است :

*درک رفتار گذشته :

آنچه در آغاز، دانستن آن برای مدیران ضروری می باشد “چرایی رفتار” دیگران است. شناخت از افراد و چرایی رفتار آنان برای شناخت انگیزه و توان و هنرهای آنان ضروری است و بر این اساس است که می توانیم راجع به فرد و کارآیی و اثربخشی وی و همچنین در خصوص شخصیت وظیفه گرا یا رابطه گرایی وی اظهار نظر نماییم.

  *پیش بینی رفتار آینده :

گرچه درک رفتار گذشته برای رشد مهارتهای انسانی موثر است ولی به تنهایی کافی نیست . اگر عده ای را سرپرستی می کنید ، درک چرایی رفتار دیروز آنها و همچنین توان پیش بینی چگونگی بروز رفتارشان در امروز و فردا و سالهای آتی که تحت شرایط مشابه و شرایط محیطی متغیر هستند نیز ضروری می باشد .لذا دومین مهارت مدیران که نیازمند آن هستند پیش بینی رفتار آینده کارکنان می باشد .

* تغییر، کنترل و هدایت رفتار

در نقش مدیر اگر نسبت به افرادی که مسئولیت آنها به عهده شماست و تعهد و نوع رابطه ای که به شما دارند و همچنین نسبت به انجام و یا ترک فعالیت های خاصی که باید توسط آنان صورت گیرد و حذف یگانگی و تکروی های رفتاری آنان علاقه نشان دهید. این علاقه شما را به کنترل رفتار آنان علاقه مند کرده و مهم نیست آن را چه بنامید ولی همیشه به خاطر داشته باشید اگر نقش مدیر یا رهبر را پذیرفتید، همراه آن مسئولیت تاثیر گذاشتن بر رفتار سایر افراد را نیز پذیرفته اید و این مهارت سوم مدیران می باشد که باید کسب نمایند .

برنامه ریزی و توسعه منابع انسانی :

رشد انسان در روند برخورد فعال و موفقیت آمیز با محیط پدید می آید  . فرد با قرار گرفتن در یک موقعیت جدید ناچار است برای پیدا کردن پاسخ های جدید به آن شرایط، تلاش نماید .هرگاه این واکنش ها در مقابله با وضعیت جدید موفق باشد ، فرد برخوردهای  خود را با محیط گسترش خواهد داد و در غیر این صورت لازم است فرد در برخورد خود با محیط تجدید نظر نماید .

     از این رو لازم است برای موفقیت سازمان در زمینه های مختلف همچون استخدام ، مدیریت ، توسعه، ارزیابی عملکرد و کار و برکناری و جایگزینی نیروی انسانی برنامه ریزی نمائید، به گونه ای که انجام وظایف سازمان تضمین شود و اینجاست که اهمیت برنامه ریزی نیروی انسانی به عنوان مهم ترین بخش در مدیریت منابع انسانی مطرح می گردد . چرا که نیازهای سازمان به مشاغل گوناگون با افزایش پیچیدگی و دگرگونی شرایط محیطی پیوسته در معرض تغییر و دگرگونی قرار می گیرد . به بیان دیگر فرض اساسی در مورد رشد سازمان ها ، یادگیری سازمانها  در طول زمان می باشد و به همین دلیل است که ماهیت مشاغل مورد نیاز شرکت تغییر می یابد و ضروری است انواع مناسبی از منابع انسانی مورد نیاز برای انجام کارهای مختلف سازمان استخدام یا تربیت شوند و برای جایگزینی نیروی انسانی مناسب برنامه ریزی گردد.

     اعتقاد بر این است که در مورد بسیاری از فعالیت ها نظیر استخدام ، انتخاب، ارزیابی عملکرد و غیره، برنامه ریزی های معینی وجود دارد که امکان می دهد موفقیت و عدم موفقیت اقدامات ذکر شده ، برای تأمین نیازهای سازمانی بدون در نظر گرفتن چگونگی تاثیر آنها در ایجاد زمینه های رشد فردی کارکنان، تحلیل و ارزیابی شود.

     پس در خاتمه لازم است ذکر گردد که سه عامل کلیدی در موفقیت سازمانها عبارتند از “ارتباط” ، “تعهد” و “تداوم” و اطلاع از اینکه مدیریت بهره وری سازمانها بر اساس فلسفه رهبری بنا نهاده شده است و بر این اصل تاکید دارد که بهترین روش برای حل مسائل نیروی انسانی به صورت تک نسخه ای وجود ندارد و مدیر باید از استراتژی استفاده کند که با وضعیت ویژه کارکنان و فرهنگ جاری سازمانی و شرایط محیط کار، مناسب ترین شیوه باشد.

 

 

یک دیدگاه