توانایی ایجاد اخلاق حرفه ای و آئین کارورزی
2016-04-17
کلمه IP به چه معناست؟؟
2016-04-18

سیاست شرکت در مورد ای‌میل سازمانی چگونه باید باشد؟

wpcd2f401e_05_06

آیا لازم است ای‌میل شرکتی برای کارکنان بخش‌های مختلف شرکت داشته باشیم یا نه؟ اگر پاسخ مثبت است، چه کسانی باید ای‌میل سازمانی داشته باشند؟ و این‌که آیا افراد از ای‌میل شخصی‌شان (مثلا جی‌میل‌شان) برای کارهای شرکت استفاده کنند یا نه؟

اما رویه‌ی درست در مورد ای‌میل‌های سازمانی باید چگونه باشد؟ به‌نظرم این نکات شاید بتوانند به تصمیم‌گیری در این زمینه کمک کنند:

عموما حرفه‌ای‌تر این است که یک ای‌میل سازمانی برای هر واحد سازمانی داشته باشیم و هر کدام از افراد هم ای‌میل سازمانی اختصاصی خودشان را. اما چند نکته در این زمینه وجود دارد:

۱- داشتن ای‌میلِ فردیِ سازمانی برای افراد باعث می‌شود که آن‌ها احساس کنند برای سازمان مهم‌ هستند و به آن‌ها نگاه بلندمدت وجود دارد.

۲- داشتن ایمیل فردیِ سازمانی باعث می‌شود ذی‌نفعان بیرونی سازمان (از جمله مشتریان) احساس به‌تری در مورد سازمان پیدا کنند و به سازمان نگاه حرفه‌ای‌تری داشته باشند.

۳- اما در عین حال این مشکل وجود دارد که ممکن است در یک نگاه بسیار بدبینانه افراد با دیگران روابط ناسالم ایجاد کنند.

بنابراین توصیه می‌شود برای هر یک از افراد یک ایمیل سازمانی تعریف کنید؛ اما با این سیاست‌گذاری:

۱- افراد ای‌میل‌هایی که به ذی‌نفعان بیرونی می‌خواهند بزنند را از ای‌میل سازمانی خود ارسال کنند. هیچ کس نباید از ای‌میل غیرسازمانی برای کارهای سازمان استفاده کند.

۲- از ذی‌نفعان بیرونی خواسته شود ای‌میل‌های خود را به آدرس ای‌میل سازمانی فرد مورد نظر بفرستند و یک نسخه را هم برای ای‌میل اصلی بخش مورد نظر ارسال کنند. یک راه‌ دیگر هم این است که ای‌میل‌ها صرفا به آدرس ای‌میل بخش مورد نظر ارسال شود و مدیر واحد شخصا ای‌میل‌ها را برای کارشناس مورد نظر ارسال کند.

۳- کارشناسان باید موظف باشند در تنظیمات ایمیل‌ سازمانی‌شان، قسمت “فرواردینگ” را فعال کنند تا هر ایمیلی به آدرس آن‌ها ارسال شد به آدرس ایمیل واحد سازمانی‌شان هم ارسال شود.

۴- برای حفظ حریم شخصی کارکنان، این الزام وجود داشته باشد که تحت هیچ شرایطی افراد حق استفاده از ای‌میل سازمانی را برای مسائل خصوصی و شخصی خود نداشته باشند و در صورت مشاهده با فرد مورد نظر برخورد شود.

یک دیدگاه